Ήρθε η ειδοποίηση για έλεγχο: τι κάνεις τις πρώτες μέρες χωρίς πανικό

Είναι Τρίτη πρωί, πίνεις τον καφέ σου και ανοίγεις την ηλεκτρονική θυρίδα για κάτι εντελώς άσχετο. Και εκεί, ανάμεσα σε ενημερώσεις και υπενθυμίσεις, βλέπεις μια ειδοποίηση που λέει ότι η επιχείρησή σου θα ελεγχθεί. Το στομάχι σφίγγεται, το μυαλό τρέχει σε όλα τα χαρτιά που μπορεί να λείπουν, και η πρώτη σκέψη είναι να πάρεις τηλέφωνο τον λογιστή εκείνη τη στιγμή.

Αυτό το τηλεφώνημα είναι σωστό. Όλα τα υπόλοιπα, όμως, καλό είναι να γίνουν με ψυχραιμία.

Διάβασε προσεκτικά τι σου ζητούν

Πριν από οτιδήποτε άλλο, διάβασε την ειδοποίηση ολόκληρη, χωρίς βιασύνη. Τι είδους έλεγχος είναι; Ποιες χρήσεις αφορά; Ποια στοιχεία ζητούνται και μέχρι πότε; Πολλοί άνθρωποι, από το άγχος, φαντάζονται κάτι πολύ μεγαλύτερο από αυτό που πραγματικά γράφει το έγγραφο. Μερικές φορές πρόκειται για ένα συγκεκριμένο ζήτημα, όπως μια διασταύρωση στοιχείων ή μια συγκεκριμένη συναλλαγή, και όχι για συνολικό έλεγχο όλων των ετών.

Κράτα την ειδοποίηση σε ασφαλές σημείο, σημείωσε την προθεσμία που ορίζει και στείλε την αμέσως σε όποιον σε εκπροσωπεί φορολογικά. Αν κάτι δεν είναι σαφές, μη μαντεύεις. Οι περισσότερες ειδοποιήσεις αναφέρουν πού μπορείς να απευθυνθείς για διευκρινίσεις.

Μάζεψε, μην πειράξεις

Το δεύτερο βήμα είναι να συγκεντρώσεις όσα ζητούνται: βιβλία, παραστατικά, συμβάσεις, κινήσεις τραπεζικών λογαριασμών, ό,τι αφορά την περίοδο που ελέγχεται. Φτιάξε έναν φάκελο, φυσικό ή ψηφιακό, και βάλε τα με σειρά. Ένας έλεγχος κυλά πολύ πιο ομαλά όταν ο ελεγκτής βρίσκει γρήγορα αυτό που ψάχνει.

Αυτό που δεν κάνεις, σε καμία περίπτωση, είναι να αλλάξεις κάτι εκ των υστέρων. Μην «διορθώσεις» παλιές εγγραφές, μην φτιάξεις έγγραφα που δεν υπήρχαν, μην σβήσεις τίποτα. Αν εντοπίσεις ένα λάθος, συζήτησέ το με τον σύμβουλό σου για να δείτε μαζί ποιος είναι ο σωστός τρόπος να αντιμετωπιστεί. Η διαφάνεια σχεδόν πάντα λειτουργεί καλύτερα από τον αυτοσχεδιασμό.

Σε αυτή τη φάση βοηθά πολύ να έχεις μια καθαρή εικόνα για το πώς εξελίσσεται συνήθως ένας φορολογικός έλεγχος, ποια είναι τα δικαιώματα του ελεγχόμενου και ποια στάδια ακολουθούν, ώστε να ξέρεις τι να περιμένεις και να μη σε αιφνιδιάζει κάθε νέο έγγραφο. Η γνώση της διαδικασίας από μόνη της ρίχνει αισθητά το άγχος.

Μια ακόμη πρακτική συμβουλή: όρισε έναν άνθρωπο ως σημείο επαφής. Όταν οι ερωτήσεις των ελεγκτών απαντώνται από τρία διαφορετικά πρόσωπα, ο ιδιοκτήτης, η υπάλληλος του γραφείου και ο λογιστής, οι απαντήσεις μπορεί να μην ταιριάζουν μεταξύ τους χωρίς κανέναν δόλο. Ένα πρόσωπο, συνήθως ο σύμβουλος, που συντονίζει και απαντά τεκμηριωμένα, γλιτώνει παρεξηγήσεις.

Και κάτι πιο ανθρώπινο. Οι μέρες πριν από έναν έλεγχο μπορεί να είναι βαριές, ειδικά αν συμπίπτουν με το τέλος της χρονιάς και τις γιορτές. Μίλησε στους δικούς σου γι’ αυτό, μην το κουβαλάς μόνος. Οι περισσότεροι επιχειρηματίες που έχουν περάσει από έλεγχο λένε ότι η αναμονή ήταν πολύ χειρότερη από την ίδια τη διαδικασία. Ο έλεγχος είναι κάτι που συμβαίνει σε πολλές επιχειρήσεις και έχει αρχή, μέση και τέλος, όσο κι αν εκείνο το πρωινό της Τρίτης μοιάζει να έχει μόνο αρχή.